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本站位置: 短期来访
浏览文章 【发布时间: 2015-4-17 15:42:23】  【点击数: 442】 【字号: 】 【我要打印

大连医科大学境外来宾短期来访管理规定
 

境外来宾短期来访是指国(境)外人员以公务目的到我校进行的短期访问、学术交流、商谈合作等活动。
    基于外事接待工作有较强的政策性和纪律性,为更好地服务于学校教学、科研、医疗、人才培养等各方面工作,特制定管理办法如下:
一、   接待原则
    1、接待工作要本着“以我为主”的原则,坚决维护国家的主权和利益,不卑不亢,友好对等,务实节俭。
    2、国际交流合作处负责学校各类境外来宾短期来访的归口管理,负责受理各基层单位的接待计划的申请,审核及指导、协调接待工作。
    3、除两校合作协议规定的对等接待原则,学校原则上不承担任何来宾的住宿和差旅费。要严格区分为全部接待、部分接待和来宾自理。无学校相关批复和授权,任何单位、任何人不得自行许诺报销来宾的来访费用。
二、学校层级接待的有关规定
1、接待范围
    国外使节、政府官员或国家、省、市政府安排的政府、教育访问团等;应学校领导邀请,来访人员一般为校级领导或由校领导书面介绍的院系、行政部门领导;世界知名专家学者或为我校国际交流合作出巨大贡献的专家、教授。校级接待由国际合作交流处负责,并报主管校领导安排有关领导会晤。
2、迎送及用车
    由我校根据来宾级别、人数安排必要的迎送及市内活动的办公用车。除少数重要来宾乘坐小轿车外,其他来宾应集中乘车,尽量减少车辆。
3、会见
    国际合作交流处协调安排有关校领导参加会见,负责布置会场、准备会见相关材料。并根据实际情况,提前通知教学、科研、学科、人事部门的领导参加会见。接见重要的国(境)外团体、个人时,须提前通知学校宣传部,安排摄影、录像、报道等事宜。
4、礼品
    赠礼应按“对等交换、一团一个礼品”的原则执行,必要时可包括主要陪同人员,一般赠礼1次,其他参与单位不得重复赠礼。外宾赠送的礼品,按照礼品管理办法转交相关部门保管。
5、学校宴请
    依据访问需要,可安排一次正式宴请。除特殊情况外,一般安排在校内餐厅宴请或就餐。我校参加人员一般由主管外事校领导(或委托其他校领导)1人,国际处领导1人,主要交流合作单位领导1人,项目专员或翻译1人组成。如有特殊情况,由国际处据实上报学校领导后决定。宴请标准按学校接待标准执行,由国际交流合作处严格把关。最高级别为每人每次(含酒水、饮料)200元,一般接待为120-150元。菜品需考虑来宾用餐禁忌,并安排具有中国地方特色,有文化宣传性质的各色菜系,不安排高档海鲜。
6、参观
    按照学校具有代表性的外事参观路线、重点访问的实验室、院系、教学设施等进行参观。对于初次来我校访问的国(境)外团体和个人,可适当安排市内简单景点参观。
7、经费预算及来源
    国际交流合作处根据来访级别和人数制定接待经费预算,经费从外宾接待费中支出。
三、基层单位接待的有关规定
1、接待范围
    由学校基层部门或专家学者本人邀请的境外来访团组或来宾,此类接待由邀请单位指定专人负责具体接待工作。
2、预报申请
    申请接待单位及个人需提前2个月填写《大连医科大学基层单位境外来宾短期来访接待申请表》报国际交流合作处审批,必须明确接待的人数、天数、费用预算、接待经费来源及行程安排,未经批准或授权,不得向外方发出正式邀请或作出承诺。接待申请获批后,可由邀请单位和个人自行发出邀请函,并将邀请函扫描件电子版报国际交流合作处备案。
3、用车
    轻车简从,学校原则上不承担来宾住宿酒店到校之间往返工作用车和接送机。提倡境外来宾自行与酒店预定接、送机服务。各接待单位接待时可租用车辆或使用校车,自行承担相关费用。
4会见
     各接待单位和个人可在本单位自行安排商谈和交流,会场按学校相关规定从简布置。学校原则上不安排校级领导会见。
5、礼品
    赠礼原则参照《大连医科大学外事活动礼品管理使用办法》执行。
6、工作简餐
    各接待单位依据实际工作需要,可安排一次工作简餐,每人次(含酒水、饮料)15-30元。严格控制陪餐人员,一般为各基层单位负责交流合作的主要人员1人参加,无特殊情况,需安排在校内餐厅或教工餐厅就餐。学校原则上不安排学校领导出席。
7、参观
    由接待单位按照预报申请的行程安排来宾参观。
8、经费使用
    所有外宾接待费用均需提前做好预算,并连同接待申请一同报国际处审批,在外宾接待中需严格执行预算,经国际交流合作处领导签字同意后,方可到财务处报销。
9总结上报
    外宾离校一周内,各接待单位将《境外来宾短期来访接待总结表》、来宾护照首页及机票行程单复印件、交流工作照片电子版上报国际交流合作处存档 。
四、其他类别外宾接待的相关规定
1、国际会议
   参照《大连医科大学国际会议管理规定》执行。
2、友好院校师生交流团
    参照基层单位接待规定执行,各接待单位需要提前6个月向国际交流合作处提交接待计划。
五、附属医院的外事接待活动
    由各医院自主安排,可参照校级接待的相关规定执行,并适当调整。如需学校领导参加的外事活动或安排外宾来校交流参观需提前2个月向国际交流合作处提交申请,国际处请示主管校领导后进行安排。每季度由各院办公室或外事办公室将来宾统计表报国际交流合作处(详见统计表格)。
六、外事活动相关注意事项
   1、重大外事活动,由国际合作交流处至少提前3天将外事活动的内容、时间、接待地点等书面通知有关学校领导以及参加活动的相关人员。
    2、精简接待活动和程序,常规外事活动应安排在工作时间,访问行程安排和学术交流要有实际意义。常规访问接待不超过2天。
    3、会场简洁实用,不摆放花草、不制作背景板,不设水果茶点等,会议材料以电子形式为主。
    4、出席外事活动的相关人员应提前到达接待地点。参加外事活动过程中,应将手机等通信工具关闭或静音。中途不得随意退场。
  5、陪见人临时需要更换或请假时,应及时通知国际合作交流处。
  6、注意外事活动中的仪容仪表以及外事礼节,如无特殊规定,需着正装。
  7、遵守外事纪律,注意保密制度,不谈论敏感问题。
七、附则
      规定(试行)自公布之日起施行,本办法由国际交流合作处负责解释。
 
国际交流合作处
2014年3月修订

附件:1.大连医科大学境外来宾访问接待申报表.doc         

         2.大连医科大学境外来宾访问总结表.doc

编辑:岳莎莎 最后更新:2016-4-20 14:45:11

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