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浏览文章 【发布时间: 2015-4-15 14:13:43】  【点击数: 265】 【字号: 】 【我要打印

大连医科大学举办国际会议暂行管理办法

为规范我校举办国际会议的管理,提高会议的质量及效益,根据有关规定和要求,制定本办法。


一、适用范围
    本办法适用于由我校申办、承办和举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港、澳、台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。


二、管理原则和要求
    1、国际交流合作处负责我校国际会议申报及管理工作。
 2、坚持以我为主、目的明确。申办、承办和举办的国际会议应符合我国的根本利益和国情,符合我国外交安全局和对外工作的实际需要。申办、承办和举办的国际会议对提高我校的学科水平、学术地位,扩大我校在国内外的影响将起重要作用,可以使我校师生掌握最新科技动向,增进我校教师与国内外专家学者的交流与合作,是花钱少,收效大的对外学术交流渠道。
  对有利于提高我校国际声望及确有较高专业水平的国际会议,可积极申办、承办和举办。一般性国际研讨会、交流会和论坛等,以及涉及领土主权、意识形态、民族和宗教等敏感问题的国际会议不宜申办、承办和举办。外方背景可疑或带有对我不利政治企图的,以及内容重复、空乏、无明确目的的国际会议不得申办、承办和举办。
   3、坚持统筹协调、从严掌握。未经批准,各基层单位不得对外许诺申办、承办和举办国际会议。避免在同一时间或短时间内申办、承办和举办主题相同或类似的国际会议。会议一经批准,须严格按批准文件执行(不擅自更改日期、地点、名称、内容、与会人员范围等)。如遇特殊情况,应到国际交流合作处办理变更或重新批准手续。按国家相关要求,不得为提高会议规格随意使用“峰会”、“国际论坛”等称谓。
   4、坚持厉行节约、讲求实效。要合理编制会议预算,原则上经费自筹,严格限定经费开支范围和标准,努力做到以会养会。禁止利用国际会议搞公款旅游、重复宴请、大吃大喝和赠送高档礼品,禁止以国际会议为名乱拉赞助,禁止以营利为主要目的申办、承办和举办国际会议。要精打细算,尽量少花钱,多半事,力求会风简朴,务实高效。


三、会议申报
 1、学校各部门申请拟举办国际会议的,应当做好举办国际会议的前期调研工作,应在相关领域取得了一定的学术成果,在国内外有一定的影响,并有能力申办、承办或举办国际学术会议。
 2、拟举办国际、双边及两岸会议的部门,应在对外宣布或承诺的前6个月到我处登记,进行初审;需要提交《大连医科大学(国际、双边、两岸)会议申请审批表》及《大连医科大学国际会议申请报告》,内容包括:国际会议的中、英文名称,会议申办、承办、合办单位,会议召开时间、地点和预计会议规模,会议经费情况。填写完毕后,请将电子版及纸质版发送到我处。我处将根据内容行文上报省教育厅,如有台湾人士参加,还需上报省台办;如外宾参加人数在100人以上,还需上报省外办,由省外办再报外交部审批。经上级部门审批获得同意后,举办单位方可对外宣布并启动有关国际会议的筹备工作。
 3、凡涉及有敏感问题的国家、地区及个人出席的国际会议,申报单位应事先了解情况报国际交流合作处,按程序报学校及上级外事部门和教育部审批。


四、会议筹备
 1、承办单位收到会议批复后,应及早召集会议筹备人员,建立学术委员会、组织委员会、秘书组、会务组和接待组等。其成员应有学术地位和组织能力,能承担会议的学术活动及其它会务活动的具体工作。应在国际会议举办前两周向我处提供会议的具体日程安排,在会议外事工作方面与我处协调安排。
 2、如会议级别较高,拟邀请国内、外重要人士参会,承办单位应在提交申请时注明具体情况,在申请批复后由国际交流合作处协调安排接待及校领导会见等事宜。
3、如计划请校领导参加开幕式并讲话,承办单位应于会议召开前一个月将会议详细日程及讲话稿报国际交流合作处,由国际交流合作处负责统一安排。


五、会务及注意事项
 1、承办单位应组织力量对与会代表送交的论文进行认真审查,对有政治性错误内容的论文,应及时要求改正或取消论文在会议上发表。
 2、承办单位应遵守外事纪律,坚持内外有别原则,严格遵守保密制度。凡涉及敏感及不明事宜应及时与国际交流合作处联络,不得随意对外表态。
 3、国际交流合作处协助承办单位对与会代表的接送、食宿、交通等做出周密安排,确保与会代表安全。
 4、应注意执行国家保密规定,作好安全保密工作。如发生重大涉外事件或伤亡事故应及时向国际交流合作处报告,再由国际交流合作向学校及上级外事部门和教育部报告。
5、 承办单位应注意收集、保存与会议有关的文字材料、重要照片、录音录像、论文集等,及时按照要求填写国际会议总结 (参见 《大连医科大学国际会议总结模板及要求》),填写完毕后,将电子版与纸质版发送到我处备案 。


 六、附则
    1. 双边及两岸会议参照本办法。
    2. 本办法自公布之日起执行,由国际交流合作处负责解释。

附件:1. 大连医科大学国际及双边会议审批表.doc
          2. 大连医科大学国际会议申报请示模板.doc
          3. 大连医科大学国际会议总结报告模版.doc

编辑:岳莎莎 作者:国际交流合作处 最后更新:2016-12-14 13:16:32

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